Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается. Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое.
В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?
Что относится к канцтоварам
В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:
- принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;
- принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;
- принадлежности для рисования: краски, кисти, картон;
- мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;
- школьные товары: точилки, тетради;
- средства оргтехники: калькуляторы.
Бухгалтерский учет канцтоваров
Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)
Приобретение у поставщика по безналичному расчету
Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:
1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:
- Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика
- Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам
- Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
- Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета
2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:
- Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам
- Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)
- Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам
- Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью
- Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
- Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета
Приобретение через подотчетных лиц
Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц.
Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:
Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет
Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.
Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет:
Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС
Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).
Документальное оформление
Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, - это наличие необходимы оправдательных документов (п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:
- кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);
- товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).
Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!
При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.
При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
- по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.
Расходы на канцтовары в налоговом учете
Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.
Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).
Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.